Si se pudiera morir de aburrimiento, literalmente fallecer producto del hastío, probablemente la amenaza Nº para la vida de este planeta serían las presentaciones y disertaciones. De seguro la OMS las catalogaría como una epidemia de escala mundial, una tragedia de proporciones bíblicas que arrasaría con todo a su paso. No habría mascarilla, ni guantes ni traje de seguridad que nos mantuviera libres de este flagelo.

Sea para un trabajo universitario, para mostrar un nuevo proyecto o, peor, para hablar de los objetivos de la empresa el año 2035, las presentaciones son una amenaza a la paciencia y la vigilia del auditorio. Por ende, no puedes culparlos si agendaste una presentación para las 14:30 horas donde mostrarías un PPT con 546 slides.

Lo peor de todo es que la información, muchas veces, es relevante. Y cae en el infértil terreno de alguien que puso su atención en el Candy Crash o en Facebook en vez de mirar el PPT que con tanto esfuerzo preparaste.

¿Cómo evitar la Muerte por Powerpoint que está afectando al mundo contemporáneo? Pon atención a estos consejos:

1. Planifica

Como aún no se ha avanzado en terrenos como la telepatía, la forma más común de exponer ideas e información a tu jefe y compañeros es la presentación: pararse delante de ellos y decirles lo que tienes que decir.

Lamentablemente, creemos que preparar una presentación implica pegar información en el Powerpoint, Keynote o Prezi que vas a mostrar. Por eso, no puedes esperar que por arte de magia el resultado sea bueno.

El primer paso para preparar una presentación es… planificar. Hazte estas preguntas:

  • ¿Qué quiero o debo decir?: Debes tener muy claro el tema de la presentación y enfocarte sólo en eso. Si quieres hablar de otras cosas, agenda otra presentación.
  • ¿Quiénes estarán en la presentación?: esto te ayudará a definir cosas muy relevantes. Por ejemplo, si puedes usar un lenguaje técnico o no; si puedes o no mencionar algunos planes que tenga la compañía (venta, desvinculaciones).
  • ¿Qué herramienta usar?: Dependiendo de qué temas vas a hablar y quienes conforman el auditorio es que puedes decidir qué herramientas puedes usar para hacer tu presentación. ¿Hago un video? ¿Dibujo en una pizarra? ¿Hago un Powerpoint? ¿Traigo a un experto en la materia? El PPT no es ni puede ser la herramienta por defecto.

Hacer una presentación debe llevarte a la clásica e infalible estructura que te enseñaron en el colegio: introducción, desarrollo y desenlace. Úsala.

 

2. Crea un show, monta un espectáculo

Sea cuales fueren las herramientas que utilices, piensa siempre en lo siguiente: debes montar un espectáculo. La presentación no puede ser una reunión más con un tipo hablando delante del resto, sino que debe ser un momento relevante del día. Bueno, si es que quieres que la información o tus ideas sean consideradas.

Por eso:

  • Prepara el ambiente: consigue que en el lugar de la presentación haya algo para tomar, dependiendo de la hora del día y el clima. Puede ser café, agua, jugo. Asegúrate de que sea un lugar cómodo, que tenga el mismo número de sillas que de invitados.
  • Apela a la emoción: Aunque debas presentar el aburrido presupuesto del próximo año, debes buscar una manera de que este tenga un sentido que vaya más allá de los números. ¿Es el presupuesto que todos esperaban para que la compañía tenga un despegue definitivo? ¿El que va a hacerla salir de la crisis? ¿El que garantizará nuestra estabilidad laboral? La gente no va a recordar necesariamente los números, pero de seguro quedará con la sensación que éstos les provocaron y que tu trataste de transmitir.
  • Elige las palabras: Dicen que el lenguaje crea realidad. Por eso, escoge bien las palabras que vas a usar, no las dejes al azar o a lo que se te ocurrió en el momento. Fíjate cómo lo hacía Steve Jobs, creador de Apple, al presentar un producto: “es el mejor iPhone que hemos hecho hasta ahora”. Lo hacía con un tono de convencimiento tal, que a muchos hacía creer que de verdad era el mejor smartphone creado por la empresa a la fecha, aunque eventualmente no fuese el mejor.
  • Prepara una sorpresa: Si quieres que los asistentes salgan impresionados de tu presentación, prepara algo que no esperaban. Algún dato revelador del estado de la empresa o de un proyecto. Fíjate en el uso de la grúa que hizo Al Gore en “La verdad incómoda”:

 

3. No necesitas Powerpoint

Como dijimos, las herramientas que uses para presentar dependerán de varios factores y no puedes pensar automáticamente de que el PPT sea la mejor solución.

Ve este video de la película “El Núcleo”. Fíjate cómo el personaje de Aaron Eckhart no necesita un PPT de 300 slides para contarle a su auditorio el peligro que se cierne sobre la humanidad.

4. ¿Powerpoint-dependiente? OK, úsalo.

Si para ti una presentación sin Powerpoint es como una cazuela sin choclo y, haciendo un análisis a conciencia, es la mejor herramienta para comunicar a tu auditorio, entonces ten en cuenta lo siguiente:

  • Evita el texto: Hay quienes usan Powerpoint como un ayuda-memoria. Error. Mucho texto deja la sensación de que no sabes de lo que estás hablando. Las presentaciones con láminas tienen el sentido de apoyar lo que estás diciendo, no repetir lo que quieres comunicar. Evita el texto porque el auditorio tendrá serios problemas para decidir si lee lo que aparece en la pantalla o si te escucha hablar. No van a poder hacer las dos cosas al mismo tiempo.
  • Usa imágenes grandes: Las fotos, sobre todo si son impactantes, permiten reforzar lo que estás diciendo. Apelan más a la emoción que a la razón, por lo que constituyen una garantía de mayor impacto en la presentación.
  • Haz zoom a las cifras: No se te ocurra poner una captura de una planilla de cálculo en la pantalla. De nuevo… no se te ocurra poner un screenshot de una planilla Excel. Si ya son lo suficientemente áridas, ponerlas en una pantalla donde apenas se verán los números no va a mejorar la situación. Haz lo siguiente: muestra las cifras más relevantes, las que sirven para hacer mayor sentido a lo que quieres decir. Luego de terminada la presentación, distribuye en papel la planilla completa para que cada uno la tenga a la vista y pueda hacer preguntas.

 

5. Habla con propiedad, muévete

No hay herramienta, planilla, PPT, PDF, XLS, DOC que reemplace a un buen presentador. La clave para transformarse en uno bueno, eventualmente en uno de carácter profesional, es practicar un millón de veces. Pero como no todos pueden dedicar su vida a presentar, podemos conformarnos con ser un presentador decente que logre su objetivo. Para ello, es clave:

  • Vístete de manera adecuada: No es necesario que te disfraces, solo busca la ropa que sientas cómoda y que se adecue a tu auditorio. ¿Vas a presentar ante el directorio de la empresa? Quizás sea mejor usar un traje y corbata. ¿Vas a mostrar algo en el paseo de fin de año de la compañía? Quizás baste con jeans y una camisa. Elige tu atuendo de acuerdo al contexto.
  • Habla adecuadamente: Usa un lenguaje adecuado a tu auditorio. No hay problema con usar bromas a veces, ayudan a romper la monotonía y re-capturar la atención de la audiencia. Usa entonaciones, cambia tu voz: usa el volumen y el tono como elementos dramáticos en el relato de lo que dices. Una voz monocorde es la mejor forma de hacer dormir a los que te escuchan, evítala.
  • Párate, muévete: No hagas la presentación sentado ni te quedes parado como una estatua de sal. Los ojos de las personas se van a posar en ti y una buena forma de mantenerlos atentos es que te sigan con la mirada. Recorre este escenario que se te ha dado por el hecho de pararte en frente de todos. Camina en él para que te sigan y así evites que se queden dormidos.